Platform zorgt voor eenduidige procedures voor woonzorgcentra en CRA’s in dezelfde regio

“Alles staat of valt met samen dingen willen bereiken”

Goede afspraken maken goede vrienden. Of vrij vertaald: heldere procedures zorgen voor een vlotte samenwerking. Daarom richtten Mieke Vandeputte, algemeen directeur van woonzorgcentra Onze Lieve Vrouw Gasthuis en Emmaüs in Poperinge, en Stefan Devlieger, algemeen directeur van Home Vrijzicht in Elverdinge, een platform op waar de woonzorgcentra en hun coördinerend en raadgevend arts (CRA) binnen de eerstelijnszone Westhoek hun krachten bundelen en inzetten op eenvormige procedures.

“Wij liepen tegen een probleem aan dat zeker niet uniek is voor onze regio”, vertelt Mieke, huidig voorzitter van de stuurgroep. “Onze eerstelijnszone telt 16 woonzorgcentra, met elk een eigen beleid. Dat was niet overzichtelijk voor de huisartsen, en zij waren niet geëngageerd om in die verschillende procedures mee te gaan. Het was aan de CRA's om hierop aan te dringen, maar die hadden weinig handvatten om mee aan de slag te gaan. Iedereen was op zijn eilandje zelf procedures aan het uitwerken, terwijl het beter is om de krachten te bundelen. Daarom startten we 18 jaar geleden een platform op waar alle woonzorgcentra binnen de eerstelijnszone Westhoek vertegenwoordigd waren. 16 woonzorgcentra vaardigden elk een directielid en CRA af naar dit overkoepelend overleg.”

“De originele doelstelling, die vandaag nog steeds actueel is, was de procedures in de regio op elkaar afstemmen. Huisartsen bezoeken vaak verschillende woonzorgcentra en in iedere voorziening gold een andere procedure. Het platform engageerde zich om tot gemeenschappelijke procedures in de regio te komen. Wanneer elk woonzorgcentrum dezelfde procedure naar voren schuift, is de kans dat de huisartsen die implementeren significant groter.”

Het eeuwige debat doorbreken

“In het begin werkten we met alle afgevaardigden aan zo'n procedure. We bekeken bijvoorbeeld de Noodkoffer Medicatie en MRSA, maar we stelden vast dat we lang bij dezelfde procedures bleven hangen”, zegt Vandeputte. “Op zich niet verwonderlijk als je weet dat we met 32 personen rond de tafel zaten en er altijd wel een huis of een arts een opmerking had waardoor we er lang over deden om een gezamenlijk besluit af te kloppen. 'Hoe moeten we ons structureren om het eeuwige debat te doorbreken?', vroegen we ons af.”

“We richtten een stuurgroep op waarin 8 woonzorgcentra vertegenwoordigd waren, met 4 directieleden en 4 CRA's elk uit een ander huis”, vertelt Stefan Devlieger, oud-voorzitter van de stuurgroep. “Die mensen bereiden de werking van het platform voor. Ze toetsen af rond welke thema's de huizen willen werken. De volledige groep werd daarnaast onderverdeeld in 4 werkgroepen, waarin ook telkens 8 personen zetelen, opnieuw uit verschillende huizen en in een gelijke mix tussen directieleden en CRA’s. Zij krijgen vanuit de stuurgroep een thema toegewezen waarmee ze aan de slag gaan en later een uitgewerkte procedure voorleggen aan de stuurgroep. Wanneer er geen vragen meer zijn en het voldoet aan het kwaliteitsniveau dat we verwachten van een procedure, wordt het plenair voorgesteld aan alle huizen binnen het platform.”

“Op die manier is het debat en de besluitvorming een stuk werkbaarder en creëren we een grote gedragenheid”, vult Vandeputte aan. “In de loop van de jaren kwam er nog een extra vraag bij: wat kunnen we doen om de procedures zo goed mogelijk te implementeren in onze huizen? Wat is er nodig naast een procedure op papier en een werkwijze? Moeten we een gezamenlijke vorming of sjablonen uitwerken? Naast de procedure focussen we ons nu ook op aanbevelingen en tips om het zo goed mogelijk in de organisatie te implementeren.”

Engagement is niet vrijblijvend

“Geen enkel huis stond weigerachtig tegenover dit platform, we hebben sowieso een goede samenwerking hier in de regio”, vertelt Mieke Vandeputte. “Het was wel een aantal keer nodig om de engagementen te herhalen. Het is niet vrijblijvend om in dit platform te stappen. Je kan er niet zomaar iets uitpikken wat je als huis nodig hebt en de rest links laten liggen. Wanneer een huis in het platform stapt, verwachten we ook dat ze aan de implementatie werken en de aanbevelingen opvolgen. Het kan uiteraard gebeuren dat een huis niet onmiddellijk met een procedure aan de slag gaat omdat er al ander werk op de plank ligt, maar dan rekenen we erop dat het op termijn toch ingevoerd wordt.”

Vinger aan de pols

“Wij zijn geen waakhonden. Als stuurgroep hebben we geen controlerende functie, maar wij faciliteren, motiveren en inspireren. Wij waken er wel over dat we procedures actualiseren en regelmatig organiseren we een bevraging om zo de vinger aan de pols te houden bij de verschillende huizen”, zegt Vandeputte. Het werkt in twee richtingen. We gaan niet enkel zeggen hoe alles moet verlopen, we bevragen ook wat huisartsen nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. De werking is zodanig dynamisch dat zaken opnieuw kunnen bekeken worden als dat nodig zou zijn. Wij hebben geen mandaat waarmee we zaken kunnen afdwingen, maar dat hoeft ook niet. Alles staat en valt met samen dingen willen bereiken”, vult Devlieger aan.

Geen copy-paste

“Dit is geen verhaal dat je zomaar kan kopiëren en plakken. Je moet goed beseffen dat dit gaat over cultuur en dialoog met mensen en groepen. Neem je tijd om zo'n platform te laten groeien en denk ook goed na over je doelstelling. Als die niet goed doordacht en door iedereen gedragen is, start je met uiteenlopende verwachtingen”, bedenkt Mieke Vandeputte. “Het moet een wisselwerking zijn met aandacht voor alle partijen. Zaken kunnen nooit eenzijdig beslist worden.”

“Wij zijn geen waakhonden. Als stuurgroep hebben we geen controlerende functie, maar wij faciliteren, motiveren en inspireren”

“Alles staat of valt met wat er al is”, vult Stefan Devlieger aan. “Wanneer er nog geen goed contact is met de collega-woonzorgcentra, dan moet je eerst daaraan werken. Geef het tijd. In het begin kwamen wij viermaal per jaar samen. Je moet elkaar zien en ontmoeten. De huizen moeten hun CRA ook dat mandaat en die tijd geven. Zorg daarnaast voor een goede link met de huisartsenkring. Ook voor de artsen is dat een forum waarop zij elkaar vinden.”

Voordelen

“Wij hebben het voordeel om gekoppeld te zijn aan één eerstelijnszone, één ziekenhuis en één huisartsenkring. Het is een fijne samenloop van omstandigheden die er zeker voor zorgt dat we zeer vlot kunnen samenwerken”, vertelt Mieke Vandeputte. “De huisartsenkring ondersteunt ons platform met één vaste interne functie voor een CRA die de link vormt tussen ons platform en de huisartsenkring. Daarnaast mogen we onze procedures op hun website plaatsen om ze zo kenbaar te maken aan alle huisartsen in de regio; een medewerker neemt onze communicatie op in één gerichte mail naar alle huisartsen. Zo moeten niet alle woonzorgcentra alle huisartsen op de hoogte brengen, waardoor de huisartsen meerdere keren dezelfde mailing zouden krijgen.”

De winst

“Het resultaat is er dat er meer duidelijkheid is voor beide partijen”, zegt Mieke. “Waar we vroeger vanuit een zeker wantrouwen tegenover elkaar stonden - want elk had zijn eigen doelstellingen en belangen - is er nu door de jaren heen vooral vertrouwen gegroeid. Huizen leren ook van elkaar. Denk maar aan het beleid rond mondzorg, zorgplanning, chronische pijn of palliatieve sedatie. Allemaal zaken waarin je als woonzorgcentrum kan groeien door nieuwsgierig te blijven.”

“Huisartsen vragen nu zelf om een bepaald onderwerp te bespreken op het overleg”, zegt Devlieger. “Omdat ze weten dat het antwoord op hun vraag gedragen zal zijn door alle huizen. Het geeft ook rust bij de medewerkers dat er een consensus groeit over de manier waarop huisartsen op bezoek komen. Steeds meer artsen werken vanuit de filosofie 'laat ons samen kijken'”.

“Zowel in de woonzorgcentra als voor de huisartsen is dit platform een aanspreekpunt geworden”, besluit Devlieger. “Het ziekenhuis ziet ons bijvoorbeeld als een forum waar ze iedereen makkelijk kunnen bereiken. Ze vroegen om de nieuwe tendensen binnen de geriatrie te mogen voorstellen op ons plenair overleg. Het doet deugd om te merken dat we een stem hebben en er om onze mening gevraagd werd. We dragen dit platform al 18 jaar samen met alle woonzorgcentra. We slagen erin om dit met de volledige groep te realiseren.”

Tekst: Kim Marlier - Beeld: Peter De Schryver