DEBBIE JANSSENS, DIRECTRICE VAN HUIZE TER WALLE IN MENEN, ONDERSTREEPT BELANG VAN COMMUNICATIE IN CORONATIJDEN

“VAAK EN TRANSPARANT COMMUNICEREN NEEMT VEEL PANIEK WEG" 

29 april 2020

Zoals zovele woonzorgcentra kreeg ook Huize Ter Walle van nabij te maken met het coronavirus. Al vrij snel bleek een bewoner besmet. Daarop besliste het woonzorgcentrum om alle bewoners en medewerkers te gaan testen. Zeven bewoners en vijf medewerkers testten positief. Directrice Debbie Janssens sloeg samen met haar team de hand aan de ploeg om paniek in het woonzorgcentrum en bij families van bewoners te vermijden en het virus te bezweren.

 

Hoe probeert Huize Ter Walle deze crisis te managen?

We hebben een vast crisismanagement team aangeduid binnen het woonzorgcentrum bestaande uit onze stafleden. Op een vast moment in de week hebben we met mekaar overleg. Het kernteam bestaat uit zeven personen. Met dat kernteam bespreken we de meest essentiële zaken. Nadien sluiten er  andere personen bij het overleg aan, zoals onze Coördinerend en Raadgevend Arts (CRA), de preventie-adviseur, de voorzitter van de raad van bestuur… We gaan dan verder  door op specifieke zaken. Daarnaast is er een breder crisisteam. Dat bestaat uit de stafleden, aangevuld met basismedewerkers uit zorg en onderhoud.

 

Jullie gingen over tot een algemene testing nog voor de Vlaamse overheid massaal tests verspreidde onder de woonzorgcentra. Hoe verliep dat?

Hiervoor hebben we samengewerkt met AZ Delta. Het ziekenhuis leverde ons de tests aan, onze CRA nam ze af  en bezorgde ze terug aan AZ Delta waar de stalen in het labo werden geanalyseerd. De testings vonden plaats op 16 en 17 april en 24 uur later kregen we al de resultaten. Dat ging dus bijzonder snel. Niet veel later, op 19 april, contacteerde de overheid ons met de boodschap dat ze Huize Ter Walle tests konden aanleveren, maar omdat we nog maar net op grote schaal hadden getest, kwamen we niet in aanmerking om die tests ook effectief aangeleverd te krijgen.

Op dit moment is het onduidelijk of er nog eens op grote schaal getest zal worden op korte termijn. Let wel, wanneer er een indicatie is van Covid-19 of wanneer bezoekers in palliatieve situaties (in dat geval is bezoek wel toegestaan, nvdr.) de persoonlijke beschermingsmaterialen niet correct dragen, kan men wel steeds individueel testen.

“We hebben van bij het begin van de coronacrisis nagedacht over welke doelgroepen we moeten bereiken. We hebben er een vijftal gedestilleerd: de medewerkers, de vrijwilligers, de raad van bestuur, de familieleden van de bewoners en natuurlijk de bewoners zelf. Door steeds transparant en veelvuldig met hen te communiceren willen we de grootste ongerustheid wegnemen.”

Hoe zijn jullie als voorziening omgegaan met de besmettingen?

De eerste bewoner die bij ons positief testte op Covid-19 hebben we op zijn kamer in quarantaine gehouden. Al snel bleek dat echter een zeer tijdrovende manier van zorgen en werken. Toen na de algemene testing zes extra bewoners besmet bleken, zijn we overgestapt op cohortzorg. De bewoners met het coronavirus hebben we uit hun kamer overgebracht naar onze derde verdieping waar onze kapel zich bevindt; daar verzorgen we vier personen. Op dezelfde verdieping hebben we ook een grote vergaderzaal waar we 3 besmette bewoners verzorgen. We zitten echter in beide leefruimtes nog niet aan ons maximum. We kunnen tot tien plaatsen creëren specifiek voor Covid-patiënten. Zowel de kapel als de vergaderruimte zijn met paravents  onderverdeeld in woongelegenheden. We proberen mensen met eenzelfde ziektebeeld of een vergelijkbare gezondheidstoestand in dezelfde leefruimte onder te brengen. Dat vergemakkelijkt het samenleven.

Natuurlijk was er in het begin onrust bij de personen die positief testten. Het coronavirus had hen te pakken gekregen én ze moesten hun vertrouwde leefomgeving verlaten voor een nieuwe plek. Die onrust kwam voornamelijk door de onzekerheid: ‘ga ik ooit wel terugkeren naar mijn kamer?’. Intussen heeft onze allereerste positief bevonden bewoner de derde verdieping verlaten en is hij gewoon teruggegaan naar zijn voormalige omgeving. Dat heeft vele bewoners gerustgesteld. Het is zeker niet allemaal kommer en kwel op onze cohortafdeling. Er zijn op die afdeling bijvoorbeeld meer medewerkers, waardoor de besmette bewoners heel wat aandacht genieten.

 

Zijn de medewerkers waarbij covid-19 werd vastgesteld blijven doorwerken?

Een van onze medewerkers werd jammer genoeg opgenomen in het ziekenhuis, een ander personeelslid is  60-plus. Die persoon zit thuis in isolatie. De  andere drie vertoonden geen symptomen en zijn aan de slag gebleven. Maar wel enkel en alleen op de Covid-afdeling. Naar de derde verdieping loopt er een trap die alleen zij gebruiken bijvoorbeeld. Zo proberen we alles in het werk te stellen om hen aan de slag te houden, maar toch geen bijkomende risico’s te creëren voor onze niet-besmette bewoners en medewerkers.

 

Hoe gaat het er op dit moment aan toe in Huize Ter Walle?

Op dit moment (het Skypegesprek met Debbie Janssens vond plaats op 28 april) is het hier vrij rustig. Enkel als er bepaalde richtlijnen wijzigen, zoals rond de bezoekregeling, persoonlijke beschermingsmaterialen of testings, dan is het wel even alle hens aan dek. De beeldvorming bij sommige mensen is misschien dat alle woonzorgcentra in Vlaanderen dezer dagen op stelten staan, maar daar is hier alvast niks van te merken. Dat komt enerzijds door het feit dat de resultaten van de testings bekend zijn. Hoewel iedereen beseft dat het om een momentopname gaat, zorgt dat bij velen toch voor een geruststelling. Anderzijds zetten we van bij het begin van de lockdown in op transparantie en communicatie met alle stakeholders.

“Zoals zoveel woonzorgcentra hebben we enorm zitten nadenken over manieren om bezoek toch mogelijk te maken tussen bewoners en familieleden zonder dat er werkelijk fysiek contact mogelijk is. Uiteindelijk schakelden we het Psychiatrisch Centrum van Menen in. Zij vormden een telefooncel om tot een babbelbox.”

Hoe hebben jullie de communicatie aangepakt?

We hebben van bij het begin van de coronacrisis nagedacht over welke doelgroepen we moeten bereiken. We hebben er een vijftal gedestilleerd: de medewerkers, de vrijwilligers, de raad van bestuur, de familieleden van de bewoners en natuurlijk de bewoners zelf. Door steeds transparant en heel vaak met hen te communiceren willen we de grootste ongerustheid wegnemen. De kanalen die we voor onze nieuwsberichten inzetten zijn voornamelijk Facebook en e-mail. Naar de medewerkers toe maken we ook gebruik van ‘Netpost’, een intern communicatiesysteem. Maar mails worden beduidend meer gelezen merken we, ook door onze medewerkers. Onze mailkanalen zijn we eigenlijk pas door deze crisis beginnen uitbouwen. We vragen wel steeds aan familie van bewoners om hun mailadressen op te geven als iemand wordt opgenomen, maar het is niet zo dat we eerder al gebruik maakten van nieuwsbrieven of mailings. Nu krijgen we geregeld een mailtje van mensen die zich willen inschrijven voor onze mails met updates.

Met Facebook zijn we al enige tijd aan de slag. Een communicatiespecialist zorgt er – deeltijds – voor dat onze Facebookpagina up-to-date wordt gehouden. Onze berichten op Facebook zijn nu een soort mengeling van leuke berichten over gymnastiek in tijden van corona en gezondheidsupdates van onze bewoners.

 

Sinds kort kunnen familieleden opnieuw een bezoekje brengen aan de bewoners van Huize Ter Walle, in een babbelbox weliswaar.

Klopt. Zoals zoveel woonzorgcentra hebben we enorm zitten nadenken over manieren om bezoek toch mogelijk te maken tussen bewoners en familieleden zonder dat er werkelijk fysiek contact mogelijk is. Een eerste idee was om onze automatische schuifdeuren in te schakelen als sluis waarbij we de familieleden toelaten tot de ‘schacht’ en vervolgens de deuren gesloten houden. Bij nader inzien bleek dat niet de meest gebruiksvriendelijke manier. Een ander idee was om onze bewoners toegang te geven tot het kapsalon waar familie van buitenaf kon zwaaien en een babbeltje slaan. Maar ook dat was niet ideaal want bij slecht weer is dat voor de familie verre van aangenaam. Uiteindelijk schakelden we het Psychiatrisch Centrum van Menen in. Zij vormden een telefooncel om tot een babbelbox door knap timmerwerk, het uitsnijden van een opening en het plaatsen van plexiglas in deze opening. Dit tot grote tevredenheid van onze bewoners en hun familie. Bezoek verloopt op afspraak. We proberen dat voor iedereen wekelijks te organiseren. Om ervoor te zorgen dat een bezoek ook echt de moeite is, geven we visite drie kwartier de tijd. Uiteraard kunnen de bewoners bij ons ook videobellen, dat was altijd al mogelijk.

 

Wanneer acht u de tijd rijp om ook bezoek toe te staan zonder plexiglas tussen familie en bewoner?

Bezoek terug toelaten, dat is een mes dat langs twee kanten snijdt. Ja, het houdt een zeker risico in voor de veiligheid en de gezondheid van onze bewoners. Maar we proberen het hier ook niet enkel als een gevaar te zien. Er zijn effectief bewoners die lijden onder het feit dat niemand hen kan komen opzoeken. Personen met dementie begrijpen het ook gewoon niet. Maar om er nu een datum op te kleven, dat is werk voor de overheid. Eens bezoek opnieuw wordt toegelaten zijn drie dingen van groot belang. Ten eerste dat we duidelijke richtlijnen ontvangen. Ten tweede dat er voldoende beschermingsmaterialen voorradig zijn voor de woonzorgcentra. Hier zou ook een financiële compensatie moeten tegenover staan. Ten derde moeten de richtlijnen nauwgezet opgevolgd worden door de bezoekers. Een mondmasker moet namelijk te allen tijde gedragen worden in het woonzorgcentrum en niet uitgedaan worden op de kamer, bijvoorbeeld. Uiteraard hebben we niet voldoende personeel om dat allemaal te controleren. Dat kan ook niet de bedoeling zijn.

Ik wil er in ieder geval voor ijveren dat de beslissing over het bezoek op regionaal niveau eenduidig genomen wordt. Het zou niet uit te leggen zijn dat wij geen bezoek toestaan terwijl bij wijze van spreken een straat verder een woonzorgcentrum bezoek wel toestaat. Gelukkig houden we via Whatsapp en het coördinatiecomité contact met naburige residentiële voorzieningen om dat soort zaken af te spreken.

 

TEKST: JENS DE WULF