CGG NOORD-WEST-VLAANDEREN GETUIGT OVER HUN ERVARING MET CAPA

DE JUISTE HULPVERLENER OP DE JUISTE PLAATS, ZONDER WACHTEN

Maart 2020

In het zwembad hebben de recreatieve zwemmers hun plek en zijn er baantjes vrijgehouden voor de sporters die – al dan niet langzame – baantjes willen trekken. In de supermarkt zijn er tegenwoordig snelle kassa’s voor de klanten die enkel een pakje boter en een kilo appelen kopen. Op die manier moeten ze niet aanschuiven achter mensen met een volle winkelkar. Zo kan je ook CAPA bekijken, een organisatiemodel voor de geestelijke gezondheidszorg die vraag en aanbod gerichter op elkaar afstemt. Filip Desmit, directeur Zorgverlening bij CGG Noord-West-Vlaanderen, getuigt over zijn ervaring met het CAPA-systeem. 

CAPA staat voor Choice And Partnership Approach. Dit organisatiemodel voor de kinderpsychiatrische hulpverlening werd ontwikkeld door de Londense kinderpsychiaters Ann York en Steve Kingsbury. De hulpverlening wordt volgens dit model opgebouwd rond de kernbegrippen ‘keuze’ en ‘participatie’. Tien jaar terug haalde kinder- en jeugdpsychiater Eric Schoentjes (UZ Gent) beide collega’s voor het eerst naar Vlaanderen en ging er in zijn ziekenhuis mee aan de slag. In 2013 organiseerde Zorgnet-Icuro een meerdaagse CAPA masterclass. Intussen werken verschillende Vlaamse Centra voor Geestelijke Gezondheidszorg (CGG) met dit model, waaronder CGG Noord-West-Vlaanderen.

“De grote troef van CAPA is dat een patiënt nooit op een externe of interne wachtlijst terechtkomt. Er zijn geen wachtlijsten vooraleer iemand op een eerste gesprek kan komen en er zijn evenmin flessenhalzen om na het eerste gesprek door te stromen naar de behandeling.”

“CAPA is een systeem dat ervoor zorgt dat een organisatie in de geestelijke gezondheidszorg het juiste kan doen met de geschikte hulpverleners op het juiste moment”, zegt Filip Desmit, directeur zorgverlening bij CGG Noord-West-Vlaanderen. “Ik vond het vreemd dat je in de sector van de geestelijke gezondheid zo goed als altijd werd voortgeholpen door de persoon aan wie je jouw hulpvraag in eerste instantie voorlegde. De realiteit is natuurlijk dat dit niet altijd de geschikte hulpverlener is, maar wel diegene die op dat moment beschikbaar is. CAPA brengt daarin verandering.” 

Wat zijn de grote voordelen van werken met CAPA?
“De grote troef van CAPA voor mij is dat een patiënt nooit op een externe of interne wachtlijst terechtkomt. Er zijn geen wachtlijsten vooraleer iemand op een eerste gesprek kan komen en er zijn evenmin flessenhalzen om na het eerste gesprek door te stromen naar de behandeling. De kernbegrippen van CAPA zijn ‘keuze’ en ‘partnerschap’. In een eerste gesprek gaat de hulpverlener actief met de patiënt aan de slag om een gedeelde doelstelling te bepalen. ‘Wat is precies jouw hulpvraag en hoe kunnen we hier met jouw actieve inbreng en onze expertise aan werken?’ In CAPA-termen noemen we dat het Choice-gesprek. Uit de doelstelling blijkt of de patiënt geholpen is met een core-behandeling of een specific-traject nodig heeft.”

“De core-behandeling kan je vergelijken met de snelkassa in de supermarkt. Je hebt als patiënt begeleiding nodig, maar het gaat om basisinterventies zoals werken aan spanningsproblematieken of het versterken van vaardigheden bij crisis. De specific-behandeling buigt zich over complexe problemen zoals persoonlijkheidsstoornissen of traumaverwerking. Als we teruggaan naar de supermarktanalogie is dat iemand met een volle kar. Met die doelstelling voor ogen gaan we op zoek naar de hulpverlener die het best met de patiënt hieraan kan werken. Dat kan de persoon zijn die het eerste gesprek deed, maar dat kan ook een andere medewerker in het team zijn die beter matcht met de doelstelling. Net door de opsplitsing te maken tussen de twee soorten behandelingen, kunnen we een snellere doorstroom garanderen. We hebben als team een duidelijk zicht op onze capaciteit en hoe lang de lopende behandelingen zullen duren.”

Hoe maakten jullie de omslag in CGG Noord-West-Vlaanderen?
“De omslag vraagt echt een management van veranderen en er is een duidelijk beleid nodig. De verandering was een heel proces waarin we op verschillende terreinen werkten. Eerst en vooral creëerden we een draagvlak, daarnaast informeerden we onze medewerkers en betrokken hen in de uitwerking. We organiseerden interne CAPA-denkdagen en namen onze tijd om de flow van het systeem helder uit te schrijven. We pasten alle noodzakelijke tools en formulieren aan de CAPA-werking aan. CAPA werd ook het thema van de functioneringsgesprekken. Eerst en vooral om te polsen waar een medewerker stond in dit verhaal. Waar voel je weerstand? Waar heb je twijfel bij? Maar ook om scherp te stellen wat het profiel van de medewerker was. Welke core-behandelingen en welke specific-behandelingen kan jij doen en in welke verhouding zie je dat?”

Wat waren de grootste moeilijkheden in het veranderproces?
“Het feit dat je niet van een wit blad start. Je werkt met een draaiende organisatie en zijn eigen realiteit. Bij een van onze teams was er een wachtlijst van meer dan zes maanden. Daardoor moesten we een aantal maanden heel hard inzetten op het afsluiten van behandeltrajecten en de wachtlijst. Dat is geen makkelijke opgave. Daarnaast blijf je ook werken met mensen. De grootste opdracht lag in de omslag maken in het denken van de medewerkers. Werken met CAPA vraagt een andere manier van werken. Het is van essentieel belang dat je alle medewerkers meehebt in die filosofie. Het is bijvoorbeeld een systeem dat gaat voor maximale transparantie. Als medewerker kan je geen consultaties meer doen achter een gesloten deur en zelf bepalen wanneer je plaats hebt voor nieuwe patiënten. Je agenda staat open voor iedereen. Niet alleen kunnen alle collega’s die volledig inkijken, ze boeken ook afspraken voor je in. Je werkbelasting is inzichtelijk voor iedereen.”

Zijn er elementen die een boost gaven aan de invoering van CAPA wanneer je terugkijkt op die omslag?
“De grootste boost was toch dat de medewerkers zelf heel snel tevreden waren over de grotere en vlottere doorstroom. Simpelweg aan de lijve ondervinden dat het systeem werkt, was heel belonend. Daarnaast ontdekten we een paradox door met CAPA te werken. Het bleek dat heel wat medewerkers mensen in behandeling hielden net omdat er zo’n lange wachtlijsten waren. Op zich ook niet verwonderlijk. Stel dat een patiënt op het eind van zijn behandeling is, maar nog niet zeker weet of hij al dan niet wil stoppen, dan staat de hulpverlener voor een moeilijke beslissing. In het oude systeem belandden patiënten immers opnieuw op de lange wachtlijst als ze zich na de stopzetting opnieuw aanmeldden. Met CAPA stelt dat probleem zich niet meer. Net omdat de medewerkers weten dat iemand, mocht het nodig zijn, heel snel terug kan worden geholpen, sluiten ze dossiers vlotter af.”

In welke mate is de cultuur veranderd bij het CGG Noord-West-Vlaanderen door te werken met dit systeem?
“We merken dat de medewerkers meer aan managementdenken doen. Er wordt veel meer nagedacht over capaciteitsbeheersing en de noodzaak daarvan. Vroeger deed iedereen zijn best: ‘Ik kan alleen maar verder doen’, hoorde je vaak als reactie op de wachtlijsten. Nu hebben we een duidelijk idee van de capaciteit die we aankunnen en hoe we daarmee zo goed mogelijk kunnen omgaan. Door de duidelijkheid denken de medewerkers mee en is de betrokkenheid gestegen. Er is een cultuur ontstaan waarin de medewerkers van bij aanvang ‘eindigheid’ in de behandeling inbrengen en waarin de doelstellingen permanent geëvalueerd worden.”

Heeft het werken met CAPA een invloed op jullie aanwervingsbeleid?
“Zeer zeker. Je hebt mensen nodig die over de juiste vaardigheden beschikken. Dat bereik je enerzijds door vorming, maar anderzijds ook door een goede selectie van nieuwe hulpverleners. We zoeken hulpverleners die brede klinische vaardigheden hebben, die kunnen werken met doelstellingen en die in dit model kunnen functioneren.Door de jobplanning hebben we ook een zicht op de noden van onze organisatie. Als blijkt dat er veel aanmeldingen zijn voor specifieke thema’s waarvoor we nog niemand in dienst hebben, bijvoorbeeld autismespectrumstoornissen en eetstoornissen, dan weet je onmiddellijk voor welk profiel je een vacature moet uitschrijven.”

Welke tips zou je geven aan CGG die met CAPA willen starten?
“Eerst en vooral moet CAPA een duidelijke beleidskeuze zijn. De directie en de artsen moeten helemaal gewonnen zijn voor die werkwijze. Daarnaast is het essentieel om je medewerkers mee te laten participeren in de uitbouw van CAPA. Laat hen zelf de ingrediënten van CAPA uitpikken en toevoegen. Wanneer je met CAPA gaat werken, moet je gaan voor volledigheid. Ik hoor soms dat organisaties werken met de lightversie of slechts enkele elementen uit het systeem implementeren. Je kan dat systeem volgens mij echter niet half toepassen. CAPA verliest zijn kracht als je er maar enkele delen van toepast. Daarnaast moet je er niet aan beginnen als er geen cultuur is van transparantie. Het beleid moet de keuze maken voor CAPA, maar de hulpverleners zijn diegenen die het concreet moeten maken. Zij moeten mee zijn in het verhaal van maximale transparantie.

Ik zou de centra ook aanraden om te zorgen voor een duidelijke administratieve ondersteuning en een heldere uitwerking van het systeem, dat heb je zeker nodig. En ten slotte: neem de nodige tijd. CAPA vraagt een serieuze omslag. Dat doe je niet van vandaag op morgen. Bij ons in het CGG Noord-West-Vlaanderen hebben we twee jaar aan die overstap gewerkt. Maar ik kan me niet meer voorstellen dat we niet met CAPA zouden werken en dat is volgens mij de beste aanbeveling voor deze aanpak.”


WAT VINDEN DE ANDERE CGG DIE MET HET MODEL WERKEN ZO STERK AAN CAPA?

Kim Leën – CGG De Pont, Mechelen
“CAPA hielp ons om meer vraaggestuurd te werken en een stevige werkrelatie met de cliënt te realiseren waardoor ze terugkomen bij nieuwe vragen en zorgen. De cliënt staat aan het roer. Het vraagt wel van hulpverleners om bewuster los te laten en te vertrouwen op de eigen en verworven vaardigheden van cliënten. Dat werkt versterkend voor de zorggebruiker. 

Dirk Kaethoven – CGG Andante, Antwerpen
“Door radicaal te kiezen voor CAPA is het effectief de zorggebruiker zelf die aan het stuur van zijn zorg zit.”

Dirk Aelbrecht – RCGG, Deinze – Eeklo – Gent
“Een van de meest positieve zaken aan CAPA is dat we samen met de cliënten duidelijker doelstellingen formuleren. Dat zorgt voor een sneller hulpverleningsproces waardoor de cliënten geëngageerd zijn en meer verantwoordelijkheid dragen.


 

TEKST: KIM MARLIER • BEELD: SOPHIE NUYTTEN