HET ZIEKENHUISNOODPLAN TIJDENS CORONA: AZ MARIA MIDDELARES

Evolueren naar een geïntegreerd noodplan

Oktober 2020

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor een zieken-huisnoodplan. AZ Maria Middelares in Gent blikt dan ook tevreden terug op het goede crisismanagement van de voorbije maanden. Al vallen er uiteraard altijd wel enkele lessen te trekken. We gingen erover praten met kwaliteits-coördinator Linda Staessen, spoedarts dr. Diederik Van Sassenbroeck en micro-bioloog en ziekenhuishygiënist dr. Sophia Steyaert.

“Vanuit de cel kwaliteit zijn we vrij snel het crisisbeleid in het ziekenhuis rond corona beginnen evalueren. Heel wat topics kwamen aan bod: de crisiscel, de surveillance, de communicatie, de continuïteit van de essentiële zorgverlening, hr, logistiek, medicatie, labo enzovoort. De algemene conclusie was dat het noodplan goed gewerkt heeft. We waren voorbereid. Op geen enkel moment was er paniek. De inspanningen van de voorbije jaren, onder meer in het kader van de JCI-accreditatie, hebben hun vruchten afgeworpen,” zegt kwaliteitscoördinator Linda Staessen. “We hebben de situatie op de voet gevolgd, zowel voor het primaire zorgproces als voor de ondersteunende processen. Waar moesten extra resources ingezet worden? Waar kon er afgebouwd worden?”

“We hadden een duidelijk cascadeplan en daaraan gekoppeld specifieke afspraken en procedures. We zijn van plan om hier kleurcodes aan te koppelen, zodat de situatie bij elke fase nog zichtbaarder wordt voor iedereen,” zegt arts-ziekenhuishygiënist dr. Steyaert.

“Ook de afspraken in de crisiscel waren vooraf duidelijk afgebakend en uitgezuiverd,” zegt spoedarts dr. Van Sassenbroeck. “We hanteren al 4 jaar de richtlijnen van het Hospital Incident Command System (HICS). Elke klinische dienst én de ondersteunende diensten wisten perfect wat er van hen werd verwacht. De verantwoordelijkheden waren helder. Ook dat heeft ons goed door de crisis gegidst. Op basis van het HICS hadden we een worstcasescenario ontwikkeld dat verder gaat dan wat we nu met Covid-19 doormaken. Ook al is de realiteit altijd net iets anders dan de scenario’s die je vooraf uittekent, toch was het grote denkwerk al gebeurd. Het enige waarop we niet voorbereid waren, was de lange duur van deze crisis. Niet alleen voorraden dreigden uitgeput te geraken, ook de mensen.”

“Het enige waarop we niet voorbereid waren, was de lange duur van deze crisis. Niet alleen voorraden dreigden uitgeput te geraken, ook de mensen.”

Eerste lijn op voorgrond

“Waar het noodplan geen houvast gaf, was de samenwerking binnen het netwerk en met de woonzorgcentra en de huisartsen,” zegt Linda Staessen. “Maar het ziekenhuis heeft alert gereageerd op de situatie.”

“Binnen het netwerk heeft elk ziekenhuis zijn ding gedaan,” beaamt dr. Van Sassenbroeck. “Er zijn weinig of geen patiënten verplaatst. Wel hebben we heel intensief samengewerkt met de huisartsen en iets later ook met de woonzorgcentra. Wat iedereen parten heeft gespeeld, was vooral het tekort aan kennis over Covid-19. Dat woog zwaarder dan het tekort aan mensen of organisatie. Het was voor iedereen nieuw. Zodra we een beter zicht kregen op het virus, hebben we online teaching georganiseerd, ook voor de woonzorgcentra, over de specifieke eigenschappen van Covid-19.”

“We hebben nauwe contacten met de woonzorgcentra,” zegt dr. Steyaert. “Toen de nood hoog was, hebben we mensen gedetacheerd en beschermingsmateriaal ter beschikking gesteld voor de eerste noden. De bestaande contacten zijn alleen maar hechter geworden, met heel korte lijnen.” “Het zou voor de toekomst zeker een meerwaarde zijn om het noodplan in overleg met het netwerk en met de eerstelijnszones te maken,” zegt Linda Staessen. “De rol en het belang van de eerste lijn zijn sterk op de voorgrond getreden met corona,” vindt ook dr. Steyaert. “We mogen hun inbreng niet onderschatten. In het huidige noodplan ontbreken zij grotendeels. Eigenlijk zouden we een geïntegreerd noodplan moeten maken.”

“Het is aan de overheid om hiervoor de nodige stappen te zetten,” zegt dr. Van Sassenbroeck. “Mijn aanvoelen is dat de Provinciale Commissie voor Dringende Geneeskundige Hulpverlening snel en alert gereageerd heeft, waardoor er duidelijke afspraken tussen ziekenhuizen onderling en met verzorgingsinstellingen gemaakt werden. We misten wel operationeel overleg met de eerste lijn. We voelden op het terrein de nood aan coördinatie. Daarom hebben we zelf elke dag overlegd met de voorzitters van de huisartsenkringen. Maar dat was niet structureel georganiseerd. Er waren geen taakafspraken, geen duidelijke wederzijdse verwachtingen. Dat moet structureel uitgeklaard worden. Zo leefde bijvoorbeeld bij veel huisartsen de indruk dat zij geen zieke patiënten mochten doorverwijzen van woonzorgcentra naar het ziekenhuis.”

We hebben nauwe contacten met de woonzorgcentra. Toen de nood hoog was, hebben we mensen gedetacheerd en beschermingsmateriaal ter beschikking gesteld. De bestaande contacten zijn alleen maar hechter geworden, met heel korte lijnen.

Communicatie cruciaal

“Toch ben ik positief over de communicatie met alle actoren. Intern hadden we elke dag om 9 uur overleg met een expertengroep met artsen, verpleegkundigen, ziekenhuishygiënisten… Samen gingen we door de omzendbrieven en richtlijnen van de laatste 24 uur. Meer dan eens gebeurde het dat de richtlijnen van de diverse overheden met elkaar in tegenspraak waren. De expertengroep klaarde de regels uit en vertaalde ze naar concreet ziekenhuisbeleid. Om 11u volgde dan een overleg met de directie, waar alle knelpunten en voorstellen voor oplossing systematisch werden overlopen. Op die manier konden we snel beslissingen nemen. Om 16u kwam dan een kerngroep samen die de communicatie voorbereidde. We hebben meer dan een maand lang elke dag, ook in het weekend, op die manier de crisis op de voet gevolgd.”

“Dat vond ik de grootste uitdaging: de communicatie,” zegt Linda Staessen. “Zeker in het begin zat er soms wat ruis op. Het verschil tussen nice to know en need to know moet heel duidelijk zijn in een crisis. Je hebt ook een hele snelle goedkeuringscyclus nodig. En je moet alle mensen vlot leiden naar de juiste, actuele informatie.”

“Communicatie is altijd een teer punt in een crisis,” bevestigt dr. Van Sassenbroeck. “Medewerkers mogen zich hier echter niet achter verstoppen. ‘Het was niet goed gecommuniceerd’ is vaak een flauw excuus. Medewerkers moeten uiteraard correcte informatie krijgen. Maar als zij denken informatie te missen, hebben ze ook een plicht te weten. Desnoods moet je zelf achter de juiste informatie aangaan.”

“We hebben een centraal telefoonnummer 1818 en een e-mailadres geïnstalleerd waar elke medewerker terechtkon met zijn of haar vragen. Dat bleek ook een heel goede manier om snel knelpunten te detecteren. Die backoffice functioneert vandaag nog,” vertelt dr. Van Sassenbroeck.

“We hebben voortdurend aandacht besteed aan het creëren van draagvlak,” zegt dr. Steyaert. “Het vergt tijd en inspanning om alle betrokkenen mee aan tafel te zetten, maar het loont. Je wint er tijd en duidelijkheid mee. Iedereen heeft zijn rol opgenomen en elke rol is belangrijk gebleken. Ik denk bijvoorbeeld aan de ondersteuning van de medewerkers door de dienst patiëntenbegeleiding en de psychologen. Alle teams, inclusief de expertengroep en het directiecomité hebben ondertussen trouwens een debriefing gehad.”

“Misschien moeten we bij een volgende versie van het noodplan nog meer dan vroeger iedereen betrekken. Als we al in de planningsfase de violen stemmen en rekening houden met alle perspectieven zullen we nog beter voorbereid zijn op worstcasescenario’s,” besluit dr. Van Sassenbroeck.

TEKST: FILIP DECRUYNAERE • BEELD: PETER DE SCHRYVER